Introductie bedrijfsarchitectuur

De basis van organisaties wordt gevormd door de producten en diensten die ze leveren aan klanten. Daarom kunnen ze niet anders dan zich richten op hun klanten, of dat nu andere bedrijven zijn, consumenten of burgers. Maar soms veranderen klanten en stellen ze eisen aan een organisatie waar die niet aan kunnen voldoen. Daarmee dwingen klanten verandering af: hun gedrag dwingt organisaties producten en diensten te vernieuwen en te verbeteren. Organisaties passen zich aan of ze doen niet meer mee! Ze moeten continu blijven veranderen. Maar wat moeten organisaties daarvoor doen?

bedrijf in de keten: werken-art1-nl-515px

Om hierop in te gaan is het zinvol een paar decennia terug te kijken. Vergaande automatisering heeft in de jaren ’80 en ’90 van de vorige eeuw een fundamentele verandering veroorzaakt in de manier van werken in (commerciële) organisaties. De basis daarvan is heel eenvoudig, namelijk de mate van integratie van het werkproces en de administratie daarvan. Hoe hechter die integratie, hoe effectiever en efficiënter de werkprocessen: een sprong in arbeidsproductiviteit, lagere kosten, kortere doorlooptijden en hogere kwaliteit. De strijd om de klant wordt feller door steeds sneller, steeds meer passende producten en diensten aan te bieden tegen steeds lagere kosten, bij voorkeur als semi-maatwerk. De keerzijde is dat organisaties, zeker grote,significant moeten blijven investeren in flexibiliteit, niet alleen in IT, maar ook in kennis en vaardigheden. Doet een organisatie dit niet, dan doet de concurrent dat wel!

Wat dit alles met elkaar gemeen heeft is dat (grote) organisaties, vooral commerciële multinationals, kritisch zijn gaan kijken naar wat ze doen, waarom ze iets doen, hoe ze dat organiseren en hoe ze zich continu kunnen verbeteren. Soms noemen we dit Business Process Reengineering, soms Lean, soms Business/IT-Alignment. Business Architectuur1 (bedrijfsarchitectuur) is de term die het gedachtegoed van al die managementmethoden bij elkaar brengt, namelijk als verzameling middelen waarmee een organisatie zichzelf continu en gecontroleerd opnieuw uit kan vinden.

In de Engelstalige literatuur wordt wel eens gesproken over ‘Business Agility’2 , te vertalen als ‘Organisatorische wendbaarheid’. Dit geeft het doel en de intentie overduidelijk aan. Vanuit dit perspectief kunnen we bedrijfsarchitectuur zien als de verzameling middelen die nodig zijn om ‘Business Agility’ te bereiken.

Maar zorgt bedrijfsarchitectuur ook echt voor ‘Business Agility’? Heel vaak wel! Er zijn legio voorbeelden die aantonen dat het werken vanuit bedrijfsarchitectuur productiviteit verbetert, kosten verlaagt, flexibiliteit vergroot, concurrentievermogen aanwakkert en dan dus meer oplevert dan het kost. Ver voordat de term ‘architectuur’ gebruikt werd, was het gros van de onderliggende ideeën, principes en aanpak al lang gemeengoed in de industrie. Zonder bedrijfsarchitectuur, hoe het toevallig ook genoemd wordt, zouden hi-tech bedrijven niet zo snel kunnen innoveren en e-commerce bedrijven als Amazon.com geen bestaansrecht hebben.

Wat betekent dit alles nu voor organisaties die hiermee serieus aan de slag willen? Allereerst dat bedrijfsarchitectuur een middel is en niet een doel op zich. Het middel legt de basis – het fundament – om continu zich aan te kunnen passen aan veranderende omstandigheden, om zo ‘Business Agility’ te bereiken: meer, betere en goedkopere producten en diensten, tegen lagere kosten, met hogere marges en meer tevreden klanten.

Geldt dat dan ook voor niet-commerciële organisaties, zoals overheden? Die hebben geen ‘markt’ die in hun nek hijgt. Waar marktwerking commerciële organisaties verandert ondervinden overheidsorganisaties toenemende druk door de (wettelijke) eisen over zaken als openheid, transparantie en het afleggen van verantwoording. Bovendien verandert de regelgeving regelmatig (stelselwijzigingen) met grote gevolgen voor het diensten- en takenpakket, soms zelfs zeer ingrijpend. Ja dus, Business Agility en bedrijfsarchitectuur zijn ook uitermate relevant voor overheidsorganisaties! Het is daarom van belang dat overheidsinstellingen (gemeenten, provincies, departementen) zorgen dat ze goed kunnen inspelen op de aanleidingen om te veranderen. Niet als doel op zich, maar om hun burgers, hun klanten dus, betere, effectievere en beter passende diensten te bieden. Business Agility en bedrijfsarchitectuur bij overheden komt in deze artikelenreeks uitgebreid aan de orde.

En voor kleine en middelgrote organisaties, het MKB? Die hebben niet de schaalgrootte van een multinational en kunnen een continue investering in middelen niet zo gemakkelijk doen. Maar dat is niet echt een probleem. De inspanning (en dus het niveau van investering) om een organisatie van 1.500 of 150.000 medewerkers te laten veranderen is verhoudingsgewijs veel groter dan die bij een bedrijf van 15 of 150 medewerkers. Ook het MKB kan dus baat hebben bij bedrijfsarchitectuur. De accenten liggen ongetwijfeld wel anders dan bij multinationals. Daarbij kan het MKB ook veel makkelijker putten uit een steeds groter reservoir van goedkope, vaak gratis technologie. Ook dit onderwerp komt aan de orde.

Noten:

  1. Ook wel ‘Enterprise Architecture’ genoemd.
  2. Zie https://en.wikipedia.org/wiki/Business_agility [Engels], opgehaald op 17 oktober 2014. Er bestaat geen Nederlandse vertaling van dit artikel.

Heeft u naar aanleiding van dit artikel vragen of opmerkingen? Neem dan contact op met Digital Knowledge via onze contactpagina.

[Vorige]  [Volgende]  [Terug]
Laatst aangepast op zondag 12 april 2015 12:40
interactie-klant-177px